辦公室事務第二版 節選

《辦公室實務（附形成性考核冊 第二版）》：　　（5）印章的尺寸：國務院的公章，直徑為6厘米；省、部級政府機關的公章，直徑為5厘米；地、市、州、縣機關的公章，直徑為4.5厘米；其他機關、部門、企事業單位的公章，直徑一律為4.2厘米（包括邊框）。　　（6）印章的刻制要求：刻制印章時，必須由本機關、本單位提出申請，開具公函，并詳細寫明印章的名稱、式樣和規格，經上級機關批準，到單位所在地的公安部門辦理登記手續；印章在正式頒發啟用前，應備文通知有關單位，注明正式啟用日期，并附印模。為了防止偽造，要做印記；印模除留底外，同時上報主管部門備案。　　（二）印章的保管與使用要求　　1．印章的保管要求　　印章必須由專人負責保管和使用，印章管理人員就是使用者；按規定，保管者不得委托他人代蓋印章，不得隨意將印章帶出辦公室，不得將印章交他人拿走使用，更不能“齊抓共管”；印章存放的地方要裝配牢固的鎖；印章使用嚴格執行單位的“用印制度”，履行用印的審批手續；不蓋人情章；印章要定期清洗，保持清潔；印章管理人員要養成精細的工作作風和良好的職業習慣，一絲不茍；印章必須嚴加保管，嚴防丟失或被盜；印章的日常保管應本著既嚴格管理、又方便使用的原則，確保正常工作秩序不受影響。因此，嚴格的保管制度同便利的使用制度是相輔相成的。　　2．印章的使用要求　　專人負責，確保安全，防止污損。　　印章管理人員在使用印章時應遵循以下規定：領導批準，審查內容，用印登記，蓋印，留存材料，不允許出現蓋有印章的空白憑證。　　（三）印章加蓋的位置與適用范圍　　用印時，蓋印位置要確保恰當，蓋印文件應與用印申請單份數一致。　　（1）落款章：蓋于文書作者的落款處，表明法定作者及文書的有效性。凡正式公文都應在文本落款處加蓋落款章（普發性公文除外）。　　（2）更正章：對文書書寫中的奪（脫字）、衍（多字）、訛（錯字）、倒（顛倒）處改正后，要加蓋更正章，以作為法定作者自行更正的憑信。一般不要使用刊有“校對”字樣的小印章作為更正章，以杜絕作弊現象。　　（3）證見章：對以他人名義出現的文書蓋章作證。如兩單位簽訂合同，須請雙方上級主管部門加印證見；旁證材料由旁證人所在單位加印證見；摘抄檔案內容要由檔案保管部門加印證見。　　（4）騎縫章：介紹信與存根銜接處須騎縫加蓋印章，以便必要時查核、對同。　　（5）騎邊章：重要案件的調查、旁證、座談記錄等材料很多是由調查人親自做筆錄的。為完備手續起見，除了應由當事人蓋落款章，所在機關蓋證見章外，還必須將該材料多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，騎各頁之邊，加蓋一個完整公章，以證明該材料各頁是同時形成的，杜絕日后改易之弊。　　（6）彌封章：在秘密件公文封套的封口處加蓋公章，以確保在傳遞中無私拆之弊。如調查檔案、印制公務員考試試卷時，于封口處用蓋有印章的紙條加以彌縫密封。　　（7）封存章：在封條上加蓋印章，以封存賬冊、文件櫥、財物、倉庫、住房等。常在節假日前夕或特殊情況下使用封存章。　　（四）印章的停用、存檔和銷毀　　（1）印章的停用原因：單位機構變動致使單位或部門名稱發生改變；印章損壞；印章遺失或被竊，聲明作廢。　　（2）印章停用后的善后工作：發文給予與本單位有工作、業務往來的單位，告知本單位已停止印章的使用，并說明停用的原因，標明停用的印模和停用的時間，以及新啟用印章的印模和啟用時間。要徹底清查所有的停用印章。　　（3）印章的存檔：停用的廢印章不能在原單位長期留存，根據不同的情況處理，或者上繳頒發機構切角封存；或由印章作廢單位填制作廢印章卡片，連同作廢印章一起交給當地檔案館（室）立卷備查，并將作廢印章予以銷毀。　　（4）印章的銷毀：銷毀廢舊印章必須報請單位負責人批準，銷毀時交公安部門統一銷毀。所有銷毀的廢舊印章都要留下印模保存起來，以備日后查驗。印章的取回和銷毀都應該有兩人參與。　　（五）電子印章的使用和管理　　電子印章技術以先進的數字技術模擬傳統實物印章，其管理、使用方式符合實物印章的習慣和體驗，其加蓋的電子文件具有與實物印章加蓋的紙張文件相同的外觀、相同的有效性和相似的使用方式。　　電子印章分為電子公章和電子名章，它是將公章或名章通過PKI （public key infrastru-cture，關鍵績實指標）技術進行加密，以數字認證存儲介質的方式，在電子文件中應用的電子版的印章。電子印章及管理系統須經政府授權后方可制作。電子印章實際上就是數字簽名加印鑒，數字簽名是安全的保證，而印鑒則是權威的象征。　　1．電子印章的基本特點　　在整個使用過程中將電子簽名技術完全隱藏在電子印章的后面，使人們光靠日常經驗就能使用，無須額外學習理解這些艱深的技術和概念。電子印章成為簽名有效的表現形式； -個實物印章只能對應一個電子印章；電子印章必須存儲在可移動介質上（如U盤）；為了使加蓋電子印章后的電子文件與紙張文件有相同的外觀等特性，必須采用數字紙張技術。　　……