紙質檔案數字化的流程與方法(附光盤) 節選

　　外包加工開展數字化工作的缺點主要是檔案原件以及數字化信息的安全保密難以保證，檔案保管機構不易對整個工作進行監管。　　利用外包加工形式進行紙質檔案數字化工作，可以有兩種形式。一種形式是檔案部門不提供數字化加工場地，而將原件拿出檔案部門，這種方式檔案原件將脫離檔案部門的監控范圍，在運輸以及加工過程中可能造成檔案的丟失，容易造成涉密檔案的失泄密，數字化后的數字信息也容易流失。另一種形式是檔案部門提供數字化加工場地，原件不拿出檔案部門，原件在數字化加工過程中仍然在檔案部門的監控范圍內。　　對于檔案數量較少的檔案保管機構而言，外包加工模式比較合適，既能節約設備投資又能保證數字化的速度和質量。開展數字化外包加工業務，應當選擇有經驗和資質的加工公司，且*好在檔案保管機構內部提供場地，嚴格交接手續，杜絕檔案丟失和泄密現象，特別是應防止數字化數據流失。　　（三）外包加工開展數字化工作應注意的問題　　1.不得外包涉密和有敏感內容的紙質檔案數字化工作。　　2.凡原標有密級經鑒定可解密的紙質檔案，須在原標密處進行解密標注后方可外包進行數字化加工。　　3.外包非涉密檔案的數字化工作，也應采取特定的安全保護措施。　　此外，由于外包方是獨立的機構，與檔案部門是合作關系而不是隸屬關系，因此，檔案部門對外包方的行為無法直接進行監督，一些風險往往難以控制。因此，紙質檔案數字化工作如需外包，檔案部門還應注意以下幾個問題：　　1.應從企業性質、股東組成、安全保密、企業規模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化加工企業的相關資質；按照有關標準和規范的要求評估數字化加工企業的技術能力；要從規章制度的建立健全程度等方面考查加工企業的管理能力。　　2.要重視流程管理，在項目實施過程中，應依據國家檔案局《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發[2014]7號），從檔案部門、數字化服務機構、數字化場所、數字化加工設備、檔案實體、數字化成果移交接收與設備處理等層面執行嚴格的安全管理要求。比如：建立檔案領取登記制度，在領卷、還卷交接時應該做好登記，在檔案出庫前履行檔案交接手續，以便以后出現問題能準確查出該由誰承擔責任。　　3.加強全程監控，如：指派專門人員參與紙質檔案數字化外包業務的監督、指導，完成質量監控、進度監控、投資監控、安全監控和協調溝通等方面的工作。4.做好前端控制，要特別重視對前處理工作質量的檢查，因為只要這個環節出錯，就會影響整個工作流程。　　5.建立完善的問題反饋機制，對紙質檔案數字化工作過程中后端環節發現前端環節中產生的問題進行及時反饋和修正。　　6.強化紙質檔案數字化工作中的技術要求和安全保障。應依據相關的法律法規和各類技術標準，制定相關的工作流程和各環節操作規范等，對紙質檔案數字化全過程進行有效的控制，確保數字化成果質量，促進外包加工規范、有序開展。7.業務外包單位應該健全自身的規章制度，從起初對人員的培訓到*后質量檢查都應該講求效率，制定相應條款，特別是對各個工作環節及流程銜接處做出明確具體的規定，把職責細分到個人，避免職責不清。　　8.無論是檔案保管機構還是業務外包單位都必須建立信息反饋機制，及時了解和掌握工作動態及出現的新問題，完善相關標準、制度，保證工作順利進行。