企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定.講解 節選

《<企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定>講解》：
　　第十三條 企業應歸檔紙質文件材料中，有重要修改意見和批示的修改稿及有發文稿紙或文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。
　　企業對于無相應紙質或確實無法輸出成紙質的電子文件應納入歸檔范圍并劃分保管期限。
　　企業對歸檔的電子文件的元數據要進行相應歸檔。
　　本條規定了文件不同稿本和電子文件歸檔的要求，是對第三條、第四條、第七條和第八條的補充說明。
　　一是將有重要修改意見和批示的修改稿納入歸檔范圍，這是對第四條中“未經領導審閱和簽發的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿”的補充。
　　二是強調將電子文件納入歸檔范圍和要求，尤其是對無法輸出紙質文件的電子文件特別作了強調。這是因為現有的有關電子文件的管理制度、標準、規范在電子文件的歸檔范圍上均表述為參照紙質文件的歸檔范圍，但在企業活動中實際產生大量無對應紙質文件的電子文件，如無法輸出紙質的三維圖形，這些電子文件往往成為歸檔的死角，因此本條特別做出說明。有條件的企業□好能在電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限上下功夫，將電子文件的歸檔范圍和電子檔案保管期限進行細化，列出需歸檔的電子文件的名稱或內容，增強操作性，促進企業電子文件的歸檔。
　　三是強調了電子文件元數據的歸檔原則，即要與電子文件同時歸檔。電子文件元數據的管理可參照《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46-2009）。
　　第十四條 多個企業聯合召開的會議、聯合研制的產品、聯合建設或研究的項目、聯合行文所形成的文件材料，原件由主辦企業歸檔，其他企業將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。
　　本條規定了多個單位共同完成的項目、聯合行文產生的文件材料歸檔的原則，即以主辦單位為主歸檔原則。而且也只有在只有一份正本的情況下才適用本條款，如原件有多份，可分別歸檔原件。本條所涉及的聯合研制的產品、聯合建設或研究的項目要與實際工作中產品部件分包、配套區分開來。
　　第十五條 企業應依據本規定和國家及專業相關規定，結合本企業生產組織方式、產品和服務特點，編制本企業的各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。企業應按資產歸屬關系，指導所屬企業根據有關規定規范各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制并審批所屬企業的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。
　　本條對企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作做出了規定，其中包括兩層意思。一是要求各企業在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時除依據本規定、國家及專業其他相關規定外，要結合本企業的生產組織方式、產品及服務特點，而不是照抄照搬范本和有關規定。二是要求凡是有下屬單位的企業除按要求編制公司本部文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表外，還必須指導下屬單位編制各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并進行審批。在這方面企業所起的作用與檔案行政管理部門相同。但需要注意的是企業對下屬單位的業務指導和檔案保管期限表的審查是包括所有的檔案類別，而不僅僅是管理類檔案。但是各級檔案行政管理部門在審查企業集團或總部時則可以進行取舍，可只對管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進行審查。
　　第十六條 中央管理的企業（包括國務院國有資產監督管理委員會監管中央企業、金融企業、中央所屬文化企業等）總部的文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表，報國家檔案局同意后執行。
　　地方國有企業總部編制的文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表，報同級檔案行政管理部門同意后執行。
　　本條對國有企業文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表的審查分工進行規范，是各級檔案行政管理部門開展工作的依據。
　　審核把關是保證企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表質量的重要措施，是檔案行政管理部門履行監督指導職責的一種方式。本《規定》規定的對國有企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審核是為了加強對國有企業檔案工作的監督和管理。提高檔案質量，是國家檔案資源建設的基礎。